告別手動入 Data！2026 辦公室影印機智能掃描流程助你輕鬆入Data

每到月尾年尾，需要逐張逐張 Invoice 掃描，之後仍要人手入excel，每月幾百張，是否入到懷疑人生？已經2026年，大家都講求善用AI，將流程簡化、自動化。恭喜你，現在的影印機不再單純是一部影印機，而是可以做到智能輸入，一鍵完成以上步驟。

什麼是智能掃描流程

智能掃描流程是一套自動化程序，包括：識別、處理、分派三個不同步驟，可以將圖片檔案轉換成為文字檔案。

現在的辦公室影印機掃描功能，是可以把文件先掃描，然後用OCR光學字元辨識功能，將文件上的文字轉化成電腦文字，甚至可以讀取文件上的條碼並還原到電腦文件上，並輸出成 PDF，Word 檔或 Excel 檔案，甚至可以選取文件特定位置的文字為檔案自動命名 (例如：選擇單據編號或公司名稱作檔案名稱)，並傳輸至指定文件夾中。

有別於以往只是將文件掃描到電腦並以圖片或 PDF 輸出，智能掃描流程則可以省卻了不少人手操作的步驟，將這些工序自動化，各位打工仔就可以空出更多時間處理其他工作，可以避免月尾總需要加班的厄運。

三大情境善用智能掃描流程

三大情境善用智能掃描流程：1. 將發票存檔

首先把一張經常需要存檔的發票掃描，並選擇擷取樣本，這張發票就會自動儲存到電腦端的設定後台。然後，就打開這部辦公室影印機的電腦後台，打開剛掃描的發票樣本圖片，然後框選發票號碼，並在屬性中設為變數( {{Invoice_No}} )，你也可同時設定多個變數。接著，再在智能掃描流程(Workflow)的介面拖拉出一個表單識別的節點 (Forms Recognition)到流程中，再加入一個重新命名的節點，並在檔案名稱欄位輸入可變數的代碼，意思是把可變數的代碼作為檔案名稱，然後加入一個文件夾作為檔案儲存路徑，接著發佈。最後，當你下一次在辦公室影印機前掃描檔案時，再選擇這個流程，就可以將發票自動命名並存檔了。

簡單地說，就是完成一系列自動化設定後，每次掃描發票時選擇這個流程，就會把你的發票變成你理想的檔案模式，自動按你的指示命名並儲存到你所指定的文件夾中。
換句話說，一次設定，以後你只需要把文件拿到影印機前掃描，就已經會完成所有存檔工序，節省了很多時間。

三大情境善用智能掃描流程：2. 將舊的紙本報價單/合約修改重用

首先在辦公室影印機的電腦後台，新增一個智能掃描流程，然後在流程圖中，加入光學字元轉換 (OCR Conversion) 這個組件。之後，點擊這個組件的屬性設定，把輸出格式設定為Word檔，並勾選保留格式，以確保轉換檔案後不會「走位」或變成亂碼，之後設定傳送方式，把文件電郵給自己，在收件人欄位設定為 ( {{User_Email}} )，之後發佈，那麼你就可以把舊的文件掃描，之後在電郵收到一個可修改文本的電子版本了。

三大情境善用智能掃描流程：3. 將文件一鍵掃描並上傳到雲端

首先在影印機的電腦後台，選擇目的地頁面，然後把「Google Drive」或「SharePoint Online」組件加入到流程圖中，然後一樣設定儲存的文件夾路徑，這部份可因應不同需要設立多組路徑，例如：分為收據的文件夾，發票的文件夾…等等，方便管理及儲存文件，然後發佈。之後，每次掃描時，選取預設了特定路徑的按鈕，文件就會自動存檔並上傳至指定文件夾，毋須再進行人手分類。

換句話說，即是當掃描文件時，就可以自動把文件分類及儲存到指定文件夾，毋須人手逐個文件分類及上傳，節省不少時間。以上就是三個不同運用智能掃描流程，但需留意，只有指定影印機配上有關軟件，才可以進行自動化設置。
接下來，就會為大家介紹可以應用智能掃描流程的辦公室影印機及相關程式。